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淺析檔案數字化風險警示與對策!

2020-12-09

  近年來檔案數字化工作在各級檔案館廣泛展開,由此產生大量的數字檔案。圍繞數字檔案長期有效保存的論述也是林林總總,這些數字檔案的保管和利用逐漸成為檔案業界關注的焦點。但是,隨著計算機網絡技術的飛速發展,互聯網2.0的推出,大數據、云計算等新事物的出現,上一代的數據管理方式,尤其是那種以脫機載體為主體的數據保管方式被發現的問題越來越多。數字檔案長期保存的要求與計算機設備隔代不兼容的矛盾依舊突出,鎖定既定的設備制定一系列保管措施的做法一直無法化解這對矛盾,數據丟失的風險依然存在。

  一、脫機載體長久保存的技術風險

  目前檔案館數字化工作一般都委托給專業公司,數字化以后的掃描件一是掛接到應用系統的數據存放區域,二是刻錄到光盤。由于數據量很大,交付的光盤數量也多,一般都要上千張,加之有的檔案館為了保險起見,往往要求專業公司刻錄3~4套備份盤,光盤的數量隨之增加幾倍,這對檔案館而言,實際上增加了管理負擔。因為存放的光盤不僅僅是立放在庫房的柜子里就相安無事,而是需要定期進行可讀性檢測,長期沒有檢測的光盤不能保證光盤中的數據是否可讀,而光盤逐一檢測又是一件費時費力的工作。

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  二、檔案館計算機機房及信息系統正常運行的管理風險

  隨著數字化工作的快速推進,檔案館數據量的急劇增大,一方面檔案查詢效率不斷提高,另一方面管理風險也不斷增加。為了合理部署數據存儲設備和安全因素,檔案館的信息資源的存放有在線、近線和離線三種方式,同時又不時有新增數據導入和離線數據導出。這種數據操作有的通過程序驅動相應設備自動完成,有的依靠機房管理人員手動操作。無論自動還是手動操作數據,在缺乏校驗機制的情況下,數據出錯的風險依然存在。

  檔案館計算機機房的各項設備,包括應用服務器、數據服務器、數據備份設備、網絡交換機、不間斷電源、空調設備以及各類安全設施的正常運轉,才能保障檔案信息系統的正常運行。

  計算機機房的設備管理和數據管理,一是需要管理人員具備相應的技術能力,二是責任心,三是管理措施保障。

  現行機房建設的運維安全措施一般都有替代功能,某一設備發生故障,備用的設備會接替運行。如果有的檔案館沒有這種安全措施,服務器崩潰影響檔案館正常工作的風險是很高的,嚴重的可導致數據丟失。

  雖然發生火災、地震或恐怖襲擊等極端情況的概率很小,萬一真的遇有極端情況發生,對目前一些檔案館也可能是致命的。盡管這些檔案館采用了異地備份,通過移動硬盤甚至光盤將所有的數據下載,并送至結對的檔案館存放,以備極端情況出現以后進行數據恢復。但是這些脫機數據并未經過有效性檢測,也沒有進行數據復原測試,這些數據能否復原還是個懸念。

  常見的數據管理風險是在數據手動導入或通過應用系統導入、導出、刪除操作中出現數據丟失和數據冗余,造成目錄數據庫和實體檔案不能一一對應,長期操作錯誤的積累將導致檔案利用的查全率和查準率下降,庫房實體檔案數量統計出現偏差。

  應用軟件系統的風險是取決于能否選對軟件公司,低質量的應用軟件故障率很高,直接影響日常工作。一旦軟件公司撤離或倒閉,應用軟件系統不得不廢棄。同時與應用系統鏈接的數據庫以及全文信息需要遷移到新系統時,又可能由于加密等原因,使得后續軟件公司無法接手這些數據,造成數據廢棄。

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  三、建立風險應對機制和檔案信息資源保管體系

  建立風險應對機制是為了避免管理風險和技術風險,掃描件沒有復雜的元數據羈絆,其數據的格式、應用系統的數據調用以及運行環境是可控的。檔案館在開展數字化工作之前就可以進行數據規劃,確定數據長期保存和利用方式,對未來可能出現的技術風險進行評估。

  1.建立數據規劃及實施方案

  數據規劃就要考慮檔案館可能產生的數據總量,每年的增量,數據的訪問量,數據的格式以及數據在線、近線和離線存放的規則。如果沒有數據規劃,配置的存儲設備或離線存儲的載體過于冗余,結果不僅是浪費,而且還可能產生以為多備份幾套就會保險的心理,而疏于管理。

  沒有數據規劃的設備配置是盲目的,例如某一檔案館數據總量不足1T B,數字化開展后每年的增量也不超過1T B,數字化的數據除了磁帶、移動硬盤、同時備份幾套光盤之外,又配置了20T B的磁盤陣列,這顯然很不合理。根據檔案館數據量測算,這個磁盤陣列的容量可以用20年,而磁盤陣列價格下降速度很快,所以沒必要過早地預留大的存儲空間。另外,大型網絡數據庫的使用、操作系統、W E B服務器、應用系統和硬件服務器的維護,需要購買相應的服務。

  數據規劃的實施方案是對數據安全的一種操作規定,包括數據全備、增備、異地備份的操作要求和檢測要求,使檔案館管理人員對數據安全能夠完全自主掌控。數據規劃應依靠專業咨詢公司幫助完成,其中包含了數據總量預測、數據存儲方式、數據備份策略、數據安全防范措施、數據遷移方法和突發極端事件的應對預案。

  2.采用技術手段進行事故干擾和報警

  在以往發生服務器故障造成數據丟失的事件,并非缺少備份措施和管理制度,往往是因很多備份設備無人值守,自動執行備份,由于電壓、電流不穩定或備份軟件的問題難免發生錯誤,管理人員直到服務器出了故障,數據庫重新安裝,導入備份數據時,才發現數據有問題,但為時已晚。

  將機房所有運行設備,包括數據備份都連上監管系統,只要一發生故障就及時采取相應措施并通過短信報警,使管理人員及時趕來檢查、處理,避免造成更大的傷害。例如,檢測系統發現空調停止運轉,機房溫度達到一個臨界點,立即關閉服務器等設備,并發出報警短信。

  3.從宏觀層面設計檔案信息資源長久保存方案

  全國各級檔案館開展的數字化工作產生的信息量已經極其巨大,目前這種各自為政的保管模式隱含了諸多風險。當前社會信息化已經到了大數據時代,各種相應的計算機技術和存儲設備也是日新月異,云計算這種在線分布式數據存儲方式已經在很多行業應用。如何利用這些新技術解決檔案數字化產生的巨量數據長久保存問題,是否建立一個檔案云,這是需要檔案行政主管部門牽頭研究的項目。在一定的行政區域中建立一個檔案數據中心,將分散的資源、分散的投入集中在一起,通過強大的技術力量、優越的設備條件和先進的管理方式,使得數字資源能夠有效保存。

  數字化是建設檔案信息資源體系的必經之路,從宏觀層面決策新技術的應用是規避風險的途徑。


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