重慶檔案數字化加工
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檔案數字化加工?學會七步不出錯!

2020-11-19

  檔案數字化加工是指把紙質的檔案轉化為電子檔案,然后保存到相應的管理軟件中儲存,形成電子檔案,與傳統紙質檔案相比更加方便快捷。那么檔案數字化加工如何開展呢?簡單來說分為案卷拆開、檔案掃描、影像處理、檔案著錄、數據質檢、數據掛接、檔案還原七個程序。

  一、案卷拆開

  檢查案卷的完整性,是否有缺頁、漏頁、錯編現象,正、副卷標注是否正確;拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線;將案卷內頁一頁頁分開,對特殊頁做出標識提醒掃描人員注意;取掉案卷中訂書釘、曲別針等金屬物;注明每卷案卷(包括正、副卷)的頁數及其他的特殊情況。對不能確定的案卷,拆卷人員應該及時向檔案員進行咨詢,不得擅自對問題進行處理。

  二、檔案掃描

  檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊,避免掃描過程中出現卡紙或者掃描數據不完全顯示的現象。發現檔案漏掃時,應及時補掃并正確插入圖像,發現掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時,應及時進行調整,認真填寫紙質檔案,掃描登記表,登記移交的檔案數量,掃描的頁數核對每份文件的實際掃描頁數和檔案,整理時填寫的文件頁數是否一致,不一致時應注明具體原因和處理方法。

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  三、影像處理

  采用掃描軟件及人工結合方法,對影像優化處理,使影像效果達到或超過實體效果;對因掃描原因造成的黑邊、歪斜等特殊影像進行處理;對非正常格式、容量文件進行檢查處理;對案卷中漏編的頁面進行科學處理,確保掃描好的影像頁數與原案卷頁數一致。影像處理又以視覺清晰頁面完整為準,對圖像頁面除線偏斜及圖像頁面中出現影響圖像質量的進行校正和處理。影像處理時要保留文件編號與文件頁碼。

  四、檔案著錄

  如果檔案庫房提供的目錄和紙質檔案不相符的,應該以紙質檔案原文內容為標準進行錄入,并刪除錯誤信息。著錄項相關內容錄入要完整,如有不明確或不完整的著錄項需記錄并及時反應給檔案保管人員,如果目錄中要增加或減少相關著錄字段要與檔案保管人員協商。如果目錄內容有錯,如主題內容文號等,以紙質檔案信息為準,并及時反應給檔案管理人員。順頁整理著錄的同時,要檢查案卷的完整性,是否有缺頁漏頁錯編現象。

  五、數據質檢

  逐條逐頁檢查每個案卷目錄下的掃描文件,頁數、目錄、內容是否一致,以及每個影像文件的傾斜度、清晰度、指節度、分辨率格式等內容。

  六、數據掛接

  通過數字化加工軟件生成掛接數據,將數據復制到檔案服務器上,運行服務器上的掛機軟件進行操作,打開檔案信息化管理系統檢查掛接的文檔。

  七、檔案還原

  檔案數字化加工完成后由檔案保管人員接收,經過掃描和影像處理后,嚴格質檢沒有問題的檔案進行裝訂還原;注意還原檔案歸類和歸還,保持檔案加工室的整潔有序,并填寫檔案交接登記表。


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